iconOntwikkelingen

Dienstverleningsconcept 'Onze dienstverlening, ons visitekaartje'

  • We besteedden in 2019 veel aandacht aan de dienstverlenende houding en met name de kerncompetentie 'omgeving- en klantgericht'. Dit in vorm van trainingen, workshops, inzet ambassadeurs van Bronckhorst Leert Door en e-learning op het platform.

.

  • Verder zetten we in op de doorontwikkeling van de digitalisering. Meer processen en producten kunnen zaakgericht worden afgehandeld. Ook werkten we aan meer inzicht door het ontwikkelen van een dashboard waarbij informatie vanuit de verschillende kanalen wordt verzameld.

Klantadvies en burgerzaken

  • Door de afname van het aantal aanvragen reisdocumenten werkten we aan een nieuwe taakverdeling en inrichting, waarbij de formatie passend moet zijn aan het werkaanbod.

Personeel en organisatie

  • Om de werkdruk op strategische opgaven te verlichtten, zetten westructureel extra, strategische ondersteuning in.
  • We brachten integriteit op verschillende manieren onder de aandacht. We vergrootten de bewustwording onder de medewerkers door bijeenkomsten te organiseren en e-learning beschikbaar te stellen binnen het online platform. Voor nieuwe medewerkers is er elke maand een formeel moment waarbij de eed en of gelofte wordt afgelegd. In december organiseerden we een centrale bijeenkomst voor alle medewerkers waarbij burgemeester en gemeentesecretaris aandacht vroegen voor dit thema en de collega’s gelegenheid boden de eed/gelofte af te leggen.
  • De Vertrouwenspersoon Integriteit hebben we belegd bij een ervaren externe partij.
  • We bereidden de invoering van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra) per
    1 januari 2020 voor. Deze invoering is ook aanleiding tot het verder professionaliseren en digitaliseren van P&O processen.

Informatievoorziening en automatisering

  • Regionale ICT samenwerking
    Vanaf 1 januari 2019 wordt de ICT verzorgd door de regionale samenwerking. Vanaf die datum is de nieuwe servicedesk operationeel en zijn ook onze medewerkers van systeembeheer overgegaan naar Doetinchem. Door complexe afhankelijkheden, mede omdat we tegelijkertijd vernieuwingen moesten doorvoeren, is de totale migratie nog niet afgerond. Op basis van de huidige planning is dit in april 2020 gereed.
  • Dienstverleningsconcept 'Onze dienstverlening, ons visitekaartje'
    Verschillende projecten uit het dienstverleningsconcept hebben voortgang geboekt of zijn afgerond:
    • Digitaal samenwerken kreeg meer vorm in de organisatie door de inzet van de toepassing Teams van Office 365. De basisinrichting staat en interne cursussen worden gegeven. Vooral bij nieuwe projecten wordt het al ingezet.
    • De vergadertoepassing Parlaeus werd vervangen door iBabs. Deze vergadertoepassing wordt nagenoeg in de hele regio Achterhoek gebruikt zodat daar eenheid in is gebracht.
    • De maatwerk CMISkoppeling die we in huis hadden werd niet langer ondersteund door de leverancier, we waren genoodzaakt stappen te nemen. In 2018 is gestart met de implementatie van de landelijke standaard koppeling CMIS (VNG), maarleverde in 2018 en 2019 nog regelmatig problemen op. Het lijkt erop dat deze gemeentelijke standaard koppeling niet stabiel genoeg is. Sommige gemeenten zijn er al mee gestopt. Wij gaan in 2020 onderzoeken of deze koppeling in onze informatiearchitectuur te handhaven is en zullen zo nodig over stappen op een andere werkvorm.
    • Digitalisering en zaakgericht werken in het sociaal domein kreeg meer vorm door de inrichting van een persoonlijke internetpagina voor het sociaal domein waar onder andere cliënten digitaal hun mutaties kunnen aanleveren. Authenticatie gebeurt via Digid. Een aparte Digid audit heeft aangetoond dat het proces goed en veilig verloopt.
    • Ons digitale archief moet worden bewerkt voordatoverdracht aan het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers (ECAL) kan plaatsvinden. In 2028 geldt een verplichte digitale aanlevering.
    • Voor de nieuwe Omgevingswet maakten we keuzes voor nieuwe software voor vergunningverlening, beschikbaar stellen omgevingsplannen en toepasbare regels en vraagbomen.
    • In het kader van de digitalisering van de burgerlijke stand digitaliseerden we alle papieren documenten. In 2020 verloopt dit proces digitaal.

Informatiebeveiliging en privacy

Het jaar 2019 is voor Bronckhorst weer veilig verlopen zonder noemenswaardige incidenten.

  • Bedrijfs Continuïteits Management
    Aan de hand van de Bedrijfs Impact Analyse (BIA 2018), waarin de meest bedrijfskritische processen zijn bepaald, stelden we een Bedrijfscontinuïteitsplan op en lieten dit vaststellen. Het plan beschrijft de organisatie, aanpak en maatregelen om de effecten van een belangrijke verstoring zoveel mogelijk te reduceren, de benoemde kernactiviteiten te continueren en het herstel te bespoedigen.
  • Bewustwording
    De Europese aanbesteding die we samen met de andere gemeenten uit de ICT samenwerking hadden uitgezet, is mislukt. Uiteindelijk is deze op advies van de inkoopadviseurs ingetrokken omdat de inschrijvingen niet te vergelijken waren. Wel organiseerden we het hele jaar door bewustwordingssessies Informatieveiligheid en privacy voor diverse personen en clusters binnen onze organisatie.
  • ENSIA
    Het landelijke programma ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit) is het verantwoordingsstelsel voor informatieveiligheid. Binnen dit programma voerden we ook dit jaar weer de nodige jaarlijkse zelfevaluaties en audits uit. De uitkomsten van de audits zijn in een afzonderlijke rapportage bij de jaarstukken 2019 opgenomen.
  • Privacy risico's
    Met behulp van een aantal Privacy Impact Assessments (PIA) brachten we privacy risico’s in beeld. Dit deden we onder andere voor HR Core en Youforce (digitale personeelsdossiers en salarissysteem in de cloud), iWriter (documentsjablonen cloud), huishoudelijke tegoedbonnen (blockchain) en Slim melden (meldingen openbare ruimte).
  • Verwerkers
    We sloten verwerkersovereenkomsten af met leveranciers om ervoor te zorgen dat zij in geval van nieuwe software en verwerkingen zorgvuldig en veilig met onze (persoons)gegevens omgaan.

Financiën

  • We zetten fors in op de doorontwikkeling van onze financiële documenten met als speerpunten de leesbaarheid en de digitale ontsluiting, het ontwikkelen van indicatoren die helpen bij het sturen op ambities en het risicobewust zijn. Het eerste aspect hebben we doorgevoerd en bedden we vanaf 2020 in in het reguliere planning- en controlproces.
  • Dit jaar namen we bij het opstellen van de begroting 2020 een eerste set van effectindicatoren op bij de diverse programma’s. In 2020 geven we een vervolg aan de uitbouw, verdere ontwikkeling, inbedding en borging.
  • Bij de uitvoering van onze maatschappelijke opgaven hebben we aandacht voor risico's.
    In 2020 gaan we nadrukkelijker bepalen wat we met deze risico’s doen en hoe we daarop gaan sturen.

Facilitaire zaken

  • Om optimaal gebruik van de dienstauto's te stimuleren zetten we in op bewustwording en gedrag. We boden daarbij facilitaire ondersteuning in de vorm van een reserveringssysteem voor medewerkers en het centraal verzamelen en uitgeven van de sleutels.
  • De circulaire aanbesteding van de bureaustoelen werd afgerond. De gegunde partij maakte een circulaire analyse van (een deel van) het geleverde product. Daarnaast startten we met de evaluatie circulair inkopen waarbij we zowel de ervaringen (en extra inzet) van de interne collega’s als dat van de marktpartij meenemen. Deze evaluatie loopt door in 2020.

Communicatie

  • We stelden een communicatievisie voor de gemeentelijke organisatie op: ‘Communicatie in Bronckhorst. Samen doen we het zo’ en startten met de uitvoering van het actieprogramma dat hiervan onderdeel is.
  • We gaven advies en voerden verschillende communicatietrajecten uit voor projecten zoals Bronckhorst energieneutraal, Bronckhorst leert door, doorontwikkeling Dienstverleningsconcept, nieuw inzamel- en tariefsysteem voor afval, woonbeleid, sociaal beleid etc. Maar ook in twee crisissituaties, te weten de asbestbrand op het bedrijventerrein in Vorden (bedrijventerrein werd een periode afgesloten waardoor inwoners hun huis niet in konden en bedrijven gesloten moesten blijven) en de moord op een echtpaar in hun huis in Hengelo. Belangrijker wordt ook het advies over communicatie bij participatieprojecten, zoals Vitale Kernen en ontwikkeling Omgevingsvisie. We werken steeds meer samen met inwoners en organisaties aan Bronckhorst en een goede communicatie is daarbij essentieel.
  • Op de website breidden we onze dienstverlening uit met de invoering van het persoonlijk internet portaal. Daarmee kunnen mensen het verloop van verschillende aanvragen inzien.
    Dit kan de komende tijd met steeds meer producten.

Juridische zaken

  • Wewerkten aan toegankelijke informatie voor medewerkers en bestuurders om te gebruiken in hun dagelijks werk. Dit deden we onder andere door het opstellen van handleidingen en een juridisch handboek en het opzetten van een training op het platform 'Bronckhorst Leert Door'.
  • We stelden de klachtenprocedure opnieuw vast en stelden voor onze inwoners een onafhankelijke vertrouwenspersoon aan. Deze vertrouwenspersoon is er voor informatie, advies en het wegwijs maken in de procedure en behandeling van klachten en bezwaren.