Klantadvies en Burgerzaken

We deden een dienstverleningsonderzoek

In september voerden we een dienstverleningsonderzoek uit. In oktober kregen we de resultaten. Onze dienstverlening kreeg een 7.1. Dit cijfer is stabiel en daar zijn we blij mee. We gebruiken de tips en input voor onze nieuwe visie op dienstverlening. 

We organiseerden de verkiezingen voor het Europees Parlement 

De verkiezingen verliepen goed. Het opkomstpercentage was 55%. Dit is bijna 5% hoger dan het landelijk gemiddelde. 

Personeel en organisatie 

We stimuleerden en ontwikkelden activiteitgericht werken

Activiteitgericht werken betekent dat de werkplek past bij het type werk, het doel en de gewenste interactie. In het gemeentehuis willen we meer variatie in werkplekken, zoals kleine overlegruimtes en stille werkplekken voor online vergaderingen. We zetten de herinrichtingsplannen stil vanwege het aangekondigde vertrek van de ODA. We startten een onderzoek naar de mogelijkheid om nieuwe huurders aan te trekken.

We besteedden aandacht aan duurzame inzetbaarheid

We besteedden extra aandacht aan de duurzame inzetbaarheid van medewerkers. We kregen een nieuwe arbodienstverlener met strengere afspraken om verzuim te voorkomen en inzetbaarheid te verbeteren. We ondersteunden medewerkers bij financiële problemen en organiseerden een laagdrempelig medisch spreekuur. Verder boden we individuele coaching en begeleiding voor persoonlijke ontwikkeling.

We hadden hogere loonkosten

We kregen een salarisverhoging volgens de CAO. In sommige vakgebieden met personeelstekort gaven we een arbeidsmarkttoelage om wervingsproblemen op te lossen en continuïteit te waarborgen.

We bleven een aantrekkelijke werkgever

We bleven een aantrekkelijke werkgever door aandacht te houden voor leren en ontwikkelen en activiteitgericht werken. Via Bronckhorst Leert Door boden we een platform voor leer- en ontwikkelvragen. We organiseerden ook workshops onder de naam Blik vooruit. Activiteitgericht werken gaf medewerkers flexibiliteit en een goede balans tussen werk en privé.

We borgden structureel het integer handelen binnen de organisatie

Alle nieuwe medewerkers leverden een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aan voordat ze bij ons kwamen werken. De VOG is een voorwaarde voor een contract. Ook gingen alle nieuwe medewerkers naar een bijeenkomst over integriteit, waar ze een eed of belofte aflegden. Voor meer informatie konden ze terecht op het leerplatform 'Bronckhorst leert door'. Het gesprek over wat betekent integriteit in het dagelijks handelen is een vast onderdeel van onze checklist voor nieuwe medewerkers.

We hielden overzicht over het aantal medewerkers en fte’s

We hielden het aantal medewerkers en fte's bij (peildatum 31 december 2024). In 2022 investeerden we in realisatiekracht, waardoor de formatie met ongeveer 20 fte is uitgebreid. De formatiebegroting baseerden we op structurele middelen. Bij de kolom in dienst + vacatures rekenden we ook de medewerkers mee die werden betaald uit incidentele middelen. Bij alle aantallen rekenden we niet mee: collegeleden, wsw-medewerkers, raadsleden, babsen, ingehuurde medewerkers en stagiairs.

Ziekteverzuim

Informatievoorziening en automatisering 

We werkten samen aan informatiebeveiliging en privacy

Omdat we bij ICT-samen de techniek onderbrachten, hebben we veel gemeenschappelijke belangen op het gebied van informatiebeveiliging en privacy. In de werkgroepen maakten we samen keuzes en waakten we over de technische veiligheidsinfrastructuur. We pleitten voor de oprichting van een operationele werkgroep privacy.

We stimuleerden en ontwikkelden activiteitgericht werken met ICT

We werkten activiteitgericht met ICT. We investeerden in moderne en veilige ICT-faciliteiten. Dit hielp ons bij efficiënt werken op de werkplek en in vergaderruimten. Zo bevorderden we modern werkgeverschap en samenwerking. 

We voerden de Roadmap ICT uit 

We rondden de volgende projecten af: 

• Uitgifte laptops/surface. 
• Contact synchronisatie Outlook.
• MS365 Teams training. 
• Overstap naar Exchange online.
• Plaatsing docking stations. 
• Overzetten bestanden naar Teams. 
• Reservering systeem vergaderzalen.

We volgden de ontwikkelingen rond de toepassing van AI en zetten op een verantwoorde manier CoPilot in bij ons werk.  

We ontwikkelden verder op het gebied van telefonie

We deden mee aan de VNG-aanbesteding voor telefonie. We rondden de aanbesteding af en kunnen in januari 2025 live. 

We werkten samen aan projecten in de ICT-samenwerking

We voerden een nieuw programma voor veilig mailen in, dit programma heet Bastion365. We stapten over naar nieuwe Microsoft-licenties die beter aansluiten op activiteitgericht en veilig werken. 

We deden een gezamenlijke aanbesteding voor een nieuw datacenter

We boekten vooruitgang naar het Citrix-loos werken. Veel applicaties maakten we met behulp van Liquit geschikt voor werken zonder Citrix. Dit werd mogelijk omdat iedereen nu werkt via een laptop. Dit ondersteunt het hybride werken. We zijn gaan werken met iArchief. We archiveren nu documenten digitaal binnen het cluster participatie. 

We automatiseerden met Robot Process Automation (RPA)

 We automatiseerden de volgende processen: 

• Gespreksverslagen en kwaliteitsvragen. 
• Opboeken eigen bijdrage ZOOV. 
• Mantelzorgwaardering. 
• RX mission leges naar financieel systeem. 
• Clientgegevens overnemen van Civision in Montr.  

Hierdoor bespaarden we op handmatig- en tijdrovend repeterend werk. 

Datalab

We werkten Datagedreven  

We verzamelden data, we verwerkten en visualiseerden data in informatieproducten. Deze producten vormden de basis voor onze beleidskeuzes. We droegen bij aan het doorgronden van gemeentelijke vraagstukken en maatschappelijke ontwikkelingen. Dit hielp ons bij het ontwikkelen van intern beleid. 

We werkten samen en leerden van andere gemeenten in onze regio

We zochten verbinding met gemeenten buiten onze regio. We sloten ons aan bij het kernteam van Datakrachtig Gelderland. We bundelen onze krachten in Datalab Gelderland Oost (GO). We verhoogden het kennisniveau en de datageletterdheid van onze medewerkers. We legden een technische basis voor ons eigen datawarehouse, een vernieuwd open data portaal en een nieuw medewerkersportaal. Verder zetten we een eerste stap voor het actualiseren van onze datastrategie.

Planning en control

We ontwikkelden de Planning & Control cyclus; we gingen aan de slag met de aanbevelingen van de rekenkamer

We verwerkten gedeeltelijk de aanbevelingen van de rekenkamer in de programmabegroting 2025. Dit ging vooral over de lay-out, tabellen en figuren. Voor de lange termijn stelden we een plan van aanpak op. We startten met de uitvoering daarvan. Een projectgroep met een afvaardiging van de auditcommissie werkte hieraan mee. 

We onderzochten onze (mogelijke) subsidiestromen

We begonnen we met een onderzoek naar subsidies. De centrale vraag werd: Welke uitgaande geldstromen van de gemeente Bronckhorst in 2022 en 2023 voldoen aan de criteria van een subsidie, maar zijn niet zo aangemerkt? Welke lessen kunnen hieruit getrokken worden voor de gemeente Bronckhorst? We spraken af dit onderzoek in het eerste kwartaal van 2025 af te ronden.

Facilitaire zaken

We stimuleerden activiteitgericht werken vanuit de facilitaire kant  

We maakten een ontwerp voor een nieuwe kantoorinrichting. In 2024 stopten we voorlopig met de verdere uitwerking. Dit kwam door het vertrek van de ODA, onze huurder. Hierdoor veranderde de situatie voor medegebruik en financiën. We startten een onderzoek naar hoe we verder gaan met verhuur van kantoorruimte en met de herinrichting. 

We verduurzaamden onze organisatie  

We namen het laatste elektrische voertuig in gebruik. De dienstauto’s van het gemeentehuis rijden nu 100% elektrisch. We plaatsten laadpalen bij het gemeentehuis. Zo kunnen we onze auto’s opladen met eigen stroom. We stimuleerden duurzaam vervoer en openbaar vervoer voor dienstreizen. We verbeterden het proces voor duurzaam vervoer en informeerden collega’s. In de catering gebruikten we zo veel mogelijk lokale en duurzame producten. Dit stimuleert gezond en duurzaam eten. Meer hierover staat in deelprogramma 3B Duurzaamheid (2.1.3).

We actualiseerden het inkoop- en aanbestedingsbeleid  

Regionaal werkten we aan een nieuw beleid voor inkoop en aanbesteding. Dit maakten we klaar voor lokale vaststelling begin 2025. We verbeterden ook de groslijstensystematiek. 

Communicatie

We voerden onze communicatievisie ‘Communicatie in en met Bronckhorst Samen doen we het zo!’ uit

We werkten vanuit de basisprincipes: ‘Een goede informatievoorziening is de basis’, ‘In gesprek met de samenleving’ en ‘Intern beginnen, is extern winnen’. Aandachtspunten waren:

• Doorontwikkeling van de website (www.bronckhorst.nl): We maakten verschillende startpagina’s waar informatie overzichtelijk gebundeld is. Dit deden we voor onderwerpen zoals verkiezingen, energie, wonen en werken. Verder ontwikkelden we subsites (aparte sites die vallen onder onze website) voor de omgevingswet en het open Bronckhorst platform (woo) om specifieke informatie nog beter te ontsluiten en vindbaar te maken. We gebruikten techniek die volledig voldoet aan de toegankelijkheidseisen.
• Doorontwikkeling digitale en visuele communicatie: De wereld om ons heen wordt steeds meer digitaal en visueel. We gebruikten meer beeldmateriaal in onze communicatie. We maakten meer filmpjes, slideshows en infographics. Verder ontwikkelden we onze sociale media vanuit de newsroom met onder meer de inzet van reels en interactieve quizzen en polls.

We verdiepten onze kennis over participatie

We bereidden ons voor op het opstellen van nieuw participatiebeleid. We woonden expertnetwerken bij en organiseerden bijeenkomsten over verschillende participatievormen zoals het burgerberaad. Daarnaast zetten we verschillende participatievormen in bij verschillende projecten en processen. Het ging om projecten zoals sport en leefbaarheid, duurzaamheidsprojecten, woningbouwontwikkelingen, zoeken naar verkeersoplossingen, vluchtelingenopvang en profielschets nieuwe burgemeester.

We adviseerden over communicatie, en voerden verschillende communicatietrajecten uit

We adviseerden bij de uitvoering van het woonbeleid, de opvang van vluchtelingen, bij projecten voor Bronckhorst energieneutraal/duurzaamheid (Op Morgen), klimaatadaptatie/biodiversiteit, sport en leefbaarheid, bij de aanpak van Pfas-vervuiling, het munitiedepot, zorg en welzijn, onderwijshuisvesting, arbeidsmarktcommunicatie en de zoektocht naar een nieuwe burgemeester.  

We wezen medewerkers op het belang van goede communicatie naar hun doelgroepen via bijvoorbeeld het platform Bronckhorst leert door. We verzorgden schrijftrainingen en speciaal voor nieuwe medewerkers onze communicatietraining.

Juridische zaken

We procedeerden vaker als gevolg van toenemende civiele rechtszaken

We zagen meer langdurige civiele procedures. Inwoners zijn mondiger en procedeerden vaker. Bij civiele zaken boven € 25.000 is een advocaat verplicht. Dit geldt ook voor geschillen met onbepaalde waarde, zoals onderhoud van een gemeenteboom. Bestuursorganen moeten in dat geval ook een advocaat hebben, we werden bij deze zaken vertegenwoordigd door een advocatenbureau.

Er was geen toename van publiekrechtelijke procedures

Het aantal publiekrechtelijke procedures bleef gelijk. Onze medewerkers vertegenwoordigden gemeente Bronckhorst in deze zaken. De meeste zaken gingen over omgevingsvergunningen, het sociaal domein en handhaving. In het sociaal domein nam het aantal bezwaren af, omdat we veel zaken informeel afhandelden. Er werden 140 bezwaarschriften ingediend. De Commissie bezwaarschriften Gemeente Bronckhorst stelde een jaarverslag op, daarin staan meer details. Enkele bezwaren zijn doorgezet in beroep.

Net als in civiele zaken merken we ook bij bestuursrechtelijke procedures dat we meer adviseerden over individuele casussen en burenconflicten, soms met gemeentelijke betrokkenheid.