Klantadvies en Burgerzaken 

We rolden zaakgericht werken verder uit

We namen iArchief in gebruik bij cluster Burgerzaken en iZaaksuite bij cluster Zorgen en leren voor het afhandelen van subsidies. Bij cluster Participatie volgt in 2024 het gebruik van iArchief.   

Personeel en organisatie  

We gaven aandacht aan het ontwikkelen van vaardigheden om activiteitgericht te werken 

Met Activiteitgericht werken kiest de medewerker de werkplek die past bij de activiteit. Op elke werkplek of vanaf elke device komt de medewerker in onze online werkomgeving terecht. We kozen voor werken in MS365. 

We ontwikkelden het integraal werken via programma- en projectsturing verder

Integraal werken is een belangrijke pijler in onze organisatie. We werkten zo veel en goed mogelijk integraal door beleid, dienstverlening en projecten goed op elkaar af te stemmen.    

We gaven aandacht aan de gezondheid van onze medewerkers

We gaven onze medewerkers de mogelijkheid om mee te doen aan een Preventief Medisch Onderzoek (PMO). Het doel van het PMO is het opsporen van beginnende gezondheidsproblemen en het vergroten van het bewustzijn voor een gezonde levensstijl bij medewerkers. Daarnaast organiseerden we een vitaliteitsweek met allerlei trainingen en workshops gericht op een gezonde levensstijl.    

We hielden aandacht voor leren en ontwikkelen 

We bleven leren en ontwikkelen. De vraagstukken waar we als gemeente mee bezig zijn leidt tot een continu proces van leren en ontwikkelen van medewerkers. Daarbij bleef ‘Bronckhorst Leert Door’ de paraplu. Daaronder kwamen alle leer- en ontwikkelvragen én een groot aanbod om daar wat mee te doen bij elkaar. Het leren en ontwikkelen draagt bij aan onze professionele houding en gedrag, die we samengevat hebben in kerncompetenties.   

We zochten nieuwe medewerkers om het werk te doen 

We breidden de ingezette koers op gebied van arbeidsmarktcommunicatie verder uit. Medewerkers van Bronckhorst zijn trots op Bronckhorst als werkgever en dat benutten we in onze arbeidsmarktcommunicatiecampagnes, waarin verschillende medewerkers een rol spelen.     

Overzicht van medewerkers 

We monitorden de fte's en de omvang van de loonsom. In het overzicht staat de bezetting zonder collegeleden, raadsleden, buitengewone ambtenaren burgerlijke stand, wsw-medewerkers, ingehuurde medewerkers en stagiaires.  

Voor project Realisatiekracht vulden we de formatie in 

Eind 2022 was duidelijk hoeveel formatie op welke plekken nodig was om opdrachten en ambities uit te voeren. Daaruit ontstond het project Realisatiekracht. Om daar uitvoering aan te geven, als ook aan de ambities uit het Coalitieakkoord en Programmaplan, wierven we verschillende nieuwe medewerkers. We bonden voor de langere termijn nieuwe medewerkers aan ons om deze opdrachten en ambities uit te voeren. 

We bleven een aantrekkelijke werkgever 

Dit deden we o.a. door aandacht te houden voor leren en ontwikkelen en activiteit gericht werken met ‘Bronckhorst Leert Door’. Daarnaast boden we periodiek onze medewerkers onder de naam ‘Blik vooruit’, algemene workshops aan.  

We vroegen van nieuwe medewerkers een Verklaring omtrent gedrag (VOG)

Alle nieuwe medewerkers vroegen voor hun indiensttreding een Verklaring omtrent gedrag (VOG) aan. We namen de VOG als ontbindende voorwaarde in de arbeidsovereenkomst op. Daarnaast woonden alle nieuwe medewerkers een bijeenkomst bij over integriteit en waar de eed of belofte werd afgelegd. Voor meer verdieping was er een (vrij toegankelijk) aanbod op het leerplatform 'Bronckhorst leert door’ beschikbaar. Aandacht voor integriteit maakt onderdeel uit van onze checklist nieuwe medewerkers.

We hadden hogere loonkosten door de nieuwe Cao 

Op 2 januari 2023 werd een nieuwe Cao Gemeenten overeengekomen met een looptijd van 1 jaar. Daardoor stegen de salarissen gemiddeld met 9%. De gestegen salarissen droegen bij aan de aantrekkelijkheid van de gemeenten als werkgever. 

Informatievoorziening en automatisering 

We faciliteerden activiteitgericht werken 

Activiteitgericht werken vraagt om andere apparatuur waarvoor we onze medewerkers optimaal willen faciliteren. We maakten een transitie naar standaard Hybride werkplekken en pasten daar de ondersteuning van de medewerker op aan. Alle medewerkers werken nu met mobiele devices (laptop, mobiele telefoon) in de werkomgeving van het gemeentehuis, de gemeentewerf, thuis of op andere locaties. Daarnaast troffen we de voorbereidingen voor de overgang naar Microsoft 365 om het activiteitgericht werken verder te optimaliseren. 

We deden meer projecten in de ICT-samenwerking

• We namen actief deel aan een gezamenlijke aanbesteding voor ‘veilig mailen’ (implementatie in 2024).  
• De upgrade Windows 2012 servers naar Windows 2016 of Windows 2019 rondden we af. 
• We deden mee aan de landelijke aanbesteding GT-connect-2 (telefonie) van de VNG. 
• We lieten de ICT-Samen, governance stukken actualiseren en ondertekenen om met alle gemeenten te delen in dezelfde uitgangspunten als het gaat om het verbeteren van de governance. 
• We pasten de Microsoft licenties aan van E3 naar de E5 om voorbereidingen te starten via teams te telefoneren in 2024/2025 en documenten in de Microsoft cloud beter te labelen en te beveiligen (Microsoft Purview).  
• Het ruimte reserveringsysteem integreerden we in de Outlook agenda.  
• We migreerden naar Exchange Online (email platform in de Microsoft cloud). 
• We installeerden een synchronisatietool om efficiënt contactgegevens van een collega te vinden op de iPhone. 

Datalab 

We benutten data om meer maatschappelijk effecten te bereiken

We ondersteunden de verschillende clusters in het beter doorgronden van ontwikkelingen met gebruik van data. Zo vormden data-inzichten de basis voor nieuw beleid. Dat deden we enerzijds door inzet van het interne datateam op gemeente specifieke vraagstukken, en anderzijds door inspanningen van het samenwerkingsverband Datalab GO op gemeente overstijgende uitdagingen. Datalab GO zette zich ook in op het verder ontwikkelen van leermodules die we inzetten om medewerkers te scholen in het datagedreven werken. 

Planning en control

We kregen een nieuw financieel pakket

Op 1 januari 2023 gingen we ‘live’ met een nieuw pakket waardoor een vragenstroom over de mogelijkheden en werkwijzen op gang kwam. Medewerkers kregen trainingen, handleidingen en hulp bij het uitvoeren van financiële handelingen. Vanaf de zomer gaven we uitleg over het gebruik van maatwerkoverzichten voor bijvoorbeeld eigen budgetinzicht. De eerste grote P&C-klus in het pakket was het bouwen van de begroting 2024. We werkten aan het op orde brengen van de basis. Door het doorlopend begroten in dit pakket konden we beter en sneller de budgetontwikkeling in zijn geheel, als ook in detail volgen. De jaarrekening 2023 maakten we met overzichten die we rechtstreeks uit het nieuwe pakket haalden waardoor een rapportage-applicatie overbodig werd. 

Facilitaire zaken

We sloten de kantoorinrichting verder aan op activiteitgericht werken  

We deden een uitgebreid onderzoek naar de mate van bezetting van de werkplekken en zetten een enquête uit over de werkplekken onder de medewerkers. Hierdoor kregen we zicht op de behoefte aan het aantal werkplekken en het type werk- en overlegplekken in het gemeentehuis. Op basis hiervan en ervaringen uit de pilotomgeving maakte een architect een voorontwerp van een vleugel in het gemeentehuis.  

We deden onderzoek naar de toegankelijkheid van de raadszaal en ruimtes voor de politieke avonden. Op basis van specialistisch onderzoek wordt een raadsvoorstel geschreven ter verbetering van de akoestiek en digitale voorzieningen. 

We verduurzaamden het wagenpark voor het gemeentehuis 

We doorliepen een aanbestedingsprocedure voor de inkoop van elektrische dienstvoertuigen en contracteerden een leverancier. Van de vijf elektrische voertuigen namen we er afgelopen jaar vier in gebruik. Het vijfde voertuig heeft een langere levertijd en wordt in 2024 geleverd. Het vervangen van de voertuigen zorgt voor een duurzaamheidsslag bij de dienstreizen. 

Communicatie

We voerden onze communicatievisie: ‘Communicatie in en met Bronckhorst, Samen doen we het zo!’, verder uit. 

We lanceerden een nieuwe website

We lanceerden een nieuwe website voor www.bronckhorst.nl. Zo maakten we startpagina’s met overzichtelijk gebundelde informatie over onderwerpen zoals verkiezingen, Omgevingswet, energie en wonen. De Website voldoet aan de toegankelijkheidseisen. 

We maakten gebruik van digitale en visuele communicatie

De wereld wordt digitaler en mensen zijn meer visueel ingesteld. We realiseerden meer beeldcommunicatie, via bijvoorbeeld filmpjes, slideshows en infographics. Verder ontwikkelden we de inzet van onze sociale media structureler. Door vanuit de newsroom met onder meer interactieve quizzen en polls te komen. 

We verbeterden onze advisering over participatie

We zetten de eerste stappen op weg naar gemeentebreed participatiebeleid met bijbehorende participatieverordening. Door ondermeer te inventariseren wat de organisatie nodig heeft om participatie op een goede (Bronckhorster) wijze in te zetten. Beleid en verordening komen in 2024 gereed. We zetten participatie in bij verschillende projecten/processen, zoals duurzaamheidsprojecten, woningbouw, verkeersoplossingen, nieuwbouw voor het voortgezet onderwijs. Maar ook bij nieuw beleid voor sport en leefbaarheid, mantelzorgers, vrijwilligers en bestaanszekerheid.  

We adviseerden over communicatietrajecten en -vaardigheden

We adviseerden over de uitvoering van verschillende externe communicatietrajecten. Bij de nieuwe Omgevingswet, uitvoering van woonbeleid, projecten voor Bronckhorst energieneutraal 2030/duurzaamheid (Op Morgen), klimaatadaptatie/biodiversiteit, sport en leefbaarheid, zorg en welzijn, onderwijshuisvesting, opvang vluchtelingen en arbeidsmarktcommunicatie. Medewerkers hielpen we om hun communicatievaardigheden te ontwikkelen/verbeteren via het platform ‘Bronckhorst leert door’, het verzorgen van verschillende schrijftrainingen en de communicatietraining voor nieuwe medewerkers.  

Juridische zaken

We blijven de juridische kennis vergroten in de organisatie

We droegen zorg voor juridische bewustwording van (nieuwe) medewerkers: 

• Door uitleg te geven over juridische procedures. 
• Te attendeerden op het belang van het benoemen van de juiste juridische grondslag en een goede motivering in de besluiten. 
• Door juridisch advies te geven en ondersteuning te bieden bij het opstellen van juridische documenten (Verordeningen, beleidsregels, besluiten, overeenkomsten). 

Op 'Bronckhorst Leert Door' bleven we de leerlijn 'Juridische kaders voor medewerkers van de gemeente' en 'overeenkomsten sluiten' onder de aandacht brengen van alle medewerkers.    

We volgden veranderende wetgeving

We adviseerden bij het opstellen van (model)brieven, verordeningen en Beleidsregels, als gevolg van veranderende wetgeving en jurisprudentie. We zorgden voor een actualisatie van het Delegatiebesluit en het Besluit 'Mandaat, volmacht en machtiging'. We waren betrokken bij het opstellen van het Omgevingsplan en de voorbereiding van de implementatie van de Omgevingswet. De inwerkingtreding van de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer werd uitgesteld tot 2024. We bleven wel de ontwikkelingen volgen en zorgden voor de inventarisatie van de formele berichten die onder deze wet vallen. 

Rechtmatigheid

Inleiding

Vanaf 2023 nemen wij een rechtmatigheidsverantwoording op bij de jaarrekening. Hierin verklaren wij ons over het financieel rechtmatig handelen van het afgelopen jaar. De accountant geeft, in tegenstelling tot eerdere jaren, alleen een verklaring over de getrouwheid.

Na het besluit van 4 april 2023 van ons als college over het interne controleplan, nam de raad het besluit op 17 mei 2023 over het normenkader. De accountant hanteert hetzelfde normenkader in zijn controles. Naast de toetsing op de (financiële) rechtmatigheid, kijken wij in onze controles naar de opzet, het bestaan en de werking van een proces. Zo helpen wij de organisatie om processen te verbeteren qua rechtmatigheid, efficiëntie en effectiviteit. De meest risicovolle processen toetsen wij. Deze staan hieronder weergegeven. De mate van (financiële) risico’s in het proces geven we weer met ‘laag’ (minder risicovol), ‘midden’ (meer risicovol) en ‘hoog’ (meest risicovol). Vervolgens geven we een oordeel over de financiële rechtmatigheid in het proces en lichten we de belangrijkste (beheers)maatregelen of verbeteracties toe waar nodig.

We leggen verantwoording af over de rechtmatigheid (voorwaardecriterium)

Voor de rechtmatigheidsverantwoording spraken wij met de raad een verantwoordingsgrens en een rapporteringsgrens af. Deze grenzen legde de raad vast in de financiële verordening 2023. Wij rapporteren in de rechtmatigheidsverantwoording aan de raad over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. De totale lasten bedroegen € 109.786.000. De verantwoordings-grens komt daarmee op € 3.293.580. In deze paragraaf lichten wij de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 50.000 nader toe.

Na vaststelling van het interne controleplan besloten we, op basis van het risicoprofiel van de processen en advies van de accountant, ook een controle uit te voeren op de processen rond de Wet Inburgering en het leefgeld voor de Oekraïners. Deze laatste controle valt formeel onder de Participatiewet.

Financiële onrechtmatigheden boven rapporteringsgrens

In de controle over 2022 constateerden we in het proces inkoop en aanbesteding een fout die de rapporteringsgrens van € 50.000 overschrijdt. Deze financiële onrechtmatigheid loopt in 2023 door aangezien het contract in 2023 nog van toepassing is. Het gaat voor 2023 om een bedrag van € 64.215:

• Zowel het cluster Strategie als het Datalab GO heeft een gelijksoortige aanbesteding gedaan bij dezelfde partij. Met de dienstverleningsovereenkomst spraken we met de deelnemende gemeenten af dat wij Datalab GO beschouwen als projectorganisatie. Het wordt beschouwd als een eigen entiteit waar wij als gemeente gastheer voor zijn. Administratief en juridisch gezien is Datalab GO echter geen eigen entiteit; het Datalab is te beschouwen als een (bijzonder) cluster van de gemeente Bronckhorst. Hierdoor had de aanbesteding van beide samengevoegd moeten worden en overschrijdt deze de grenzen van een Europese aanbesteding.

In 2023 constateren we geen andere financiële onrechtmatigheden die de rapportagegrens overschrijden.

Lokaal inkoopbeleid

Om onrechtmatigheden in de toekomst te voorkomen nemen we beheersmaatregelen. Voor het inkoop en aanbestedingsproces betekende dit in 2023 dat we het lokaal inkoopbeleid herimplementeerden. Hierin zijn maatregelen opgenomen om onrechtmatigheden te voorkomen en zetten we in op het bewust bekwaam maken van onze medewerkers. In 2023 werd niet veelvuldig afgeweken van de interne inkoopprocedure.

We beoordelen ook de begrotingsrechtmatigheid (begrotingscriterium)

Bij begrotingsrechtmatigheid gaat het om de rechtmatigheid van afwijkingen ten opzichte van de begroting, zowel voor de exploitatie als investeringskredieten. Iedere overschrijding van lasten of investeringskredieten beschouwen we als onrechtmatig als deze niet past binnen de gemaakte afspraken. Met de auditcommissie (30 november 2023) spraken we af dat overschrijdingen van baten en onderschrijdingen van baten en lasten tijdig gemeld zijn wanneer deze worden betrokken in de jaarrekening. De auditcommissie concludeert dat het informeren via de jaarrekening als tijdig wordt beoordeeld. Deze afspraak leggen we formeel vast middels een addendum op de financiële verordening.

Met de raad spraken we af dat begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar niet nader worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Door de gekozen administratieve verwerking lijken een aantal investeringskredieten te zijn overschreden. Een toelichting hierop geven we in de programmaverantwoording Wonen en leefomgeving (2.1.2), overzicht investeringsplan. Voor meer informatie over de begrotings(on)rechtmatigheden verwijzen wij naar hoofdstuk 3.7 Begrotingsrechtmatigheid.

We voorkomen en bestrijden misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O criterium)

In de lijn werden terugvorderingen ingezet bij misbruik door inwoners. Denk bij misbruik aan het verzwijgen van inkomsten, onjuiste opgave van een woonadres of onjuiste opgave van de samenstelling van het huishouden. In 2023 boekten we € 8.870 op als terug te vorderen bedrag, waarvan tot nu toe € 6.813 is ontvangen. Uit onze interne (2^e lijns)controles bleek geen misbruik of oneigenlijk gebruik in de processen. Op basis van de controles constateren we dat de getroffen beheersmaatregelen werken.

We kennen ook formele rechtmatigheid

Conform de uitgangspunten van de BBV geven wij een oordeel op de financiële rechtmatigheid. Daarnaast informeren wij u ook over de formele rechtmatigheid. Het gaat hierbij om onrechtmatigheden die zich niet direct vertalen naar baten, lasten en/of balansmutaties (zoals financiële rechtmatigheid). Het gaat hierbij veelal om formele fouten, zoals bijvoorbeeld het overschrijden van een beslistermijn. Hoewel deze onrechtmatigheden niet betrokken worden in de rechtmatigheidsverantwoording, betreffen het veelal onrechtmatigheden die we graag verbeteren om risico’s in het proces te beheersen of om het proces efficiënter of effectiever te laten verlopen.

Hoewel we duidelijke verbeteringen zien ten opzichte van vorig jaar, constateren we in meerdere processen (o.a. bij inkoop, sociaal domein en subsidies) dat de vastlegging van relevante informatie een aandachtspunt is. Wanneer de vastlegging van informatie ontbreekt, is deze niet reconstrueerbaar. Dit zorgt voor onvoldoende transparantie in het proces, bemoeilijkt de overdraagbaarheid en zorgt voor beperkte aantoonbaarheid naar de inwoner. Door de beheersmaatregel die we vorig jaar inzetten, zoals nieuwe afspraken over de vastlegging in processen en meer controles in de lijn, zien we verbeteringen. Hier zetten we verder op in.

We beoordelen ook onderdelen van getrouwheid

Wanneer we de BBV volgen, maken de prestatieverklaringen die wij toetsen, geen onderdeel uit van de rechtmatigheid maar van de getrouwheid. Met de prestatieverklaring gaat het om het waarborgen dat de prestatie is geleverd waarvoor wij als gemeente betalen. Hoewel wij controles hierop uitvoeren, is het aan de accountant om hierover een oordeel te geven.

De BBV geeft aan dat ook de juistheid rond zorgfacturen niet valt onder de rechtmatigheidsverantwoording, maar behoren bij aspecten van het getrouwe beeld. Evenals bij de overige facturen kijken we bij de zorgaanbieders naar de prestatieverklaringen. Deze worden door de aanbieders bevestigt met hun accountantsverklaringen. Voor zorgaanbieders die voor minder dan € 125.000 aan zorg leveren, mag een accountantsverklaring achterwege blijven. We maken een finale afrekening voor deze aanbieders; dit is een akkoord tussen aanbieder en gemeente dat onze administratie op elkaar aansluiten. Voor aanbieders met minder dan € 10.000 zorg, ontvangen we een bestedingsverklaring. Actief zorgen we dat de informatie ontvangen, zodat we de onzekerheid zo laag mogelijk houden. Ondanks de controles en actieve inzet is een oordeel over de onzekerheid en de getrouwheid aan de accountant.

We zijn scherp op mogelijke fraude

Het afgelopen jaar constateerden we geen fraude binnen de organisatie.