Klantadvies en Burgerzaken

We ontwikkelden onze digitale producten en diensten door

Meer over het uitvoeringsprogramma hebt u gelezen in deelprogramma 4A Besturen (2.1.4).

We verbeterden de schriftelijke klantcommunicatie

We organiseerden voor onze medewerkers trainingen voor schriftelijke klantcommunicatie. De trainingen werden goed bezocht.

We archiveerden digitaal verschillende taakapplicaties

We voerden taakapplicaties in waardoor we digitaal kunnen archiveren. Om de transitie van een papieren- naar een digitaal archiefsysteem te maken implementeerden we iArchief. Dit is het archiefsysteem voor iZaaksuite, participatie en burgerzaken. We inventariseerden processen en documenten die daar gebruikt werden. De leverancier richtte een testomgeving in.

Personeel en organisatie

We ontwikkelden het hybride werken

We werkten hybride, wat we activiteitgericht werken noemen. De plek waar we ons werk deden was afhankelijk van het type werk, het doel van de activiteit en de gewenste mate van interactie. Deze manier van werken zorgt er mede voor dat we aantrekkelijk zijn voor nieuwe medewerkers, ook buiten de regio.

We voerden een nieuw functiewaarderingsysteem in

We doorliepen in 2022 het instellen van het functiewaarderingsysteem HR21 in. Het systeem helpt in te spelen op veranderingen die zich voordoen in functies bij onze organisatie. De arbeidsmarkt staat onder druk. Steeds vaker was het een zoektocht om de juiste kandidaten te vinden voor onze vacatures.

We besteedden extra aandacht aan positieve gezondheid

We gaven in de vitaliteitsweek aandacht aan de diverse vormen van vitaliteit. Tips en workshops om mentaal en fysiek gezond te blijven, stonden ook in 2022 weer op de agenda. We bereidden het Preventief Medisch Onderzoek (PMO) voor. Om medewerkers de mogelijkheid te geven extra aandacht te besteden aan de positieve gezondheid, werkten we de mogelijkheid uit om in 2023 een vrijblijvend PMO aan te bieden. Het doel van het PMO is het opsporen van beginnende gezondheidsproblemen.

We hielden aandacht voor leren en ontwikkelen

We bleven leren en ons ontwikkelen. Activiteitgericht werken vraagt om een professionele manier van werken en digitale vaardigheden. Hier kregen we door training en begeleiding meer vaardigheden in. Nieuwe medewerkers namen we actief mee om zich deze vaardigheden snel eigen te kunnen maken. De participatiemaatschappij vraagt andere vaardigheden van ons. We hebben te maken met betrokken en kritische inwoners, dat vroeg inzet van ons op samenwerking en het creëren van draagvlak. Bronckhorst Leert Door bleef de paraplu waar alle leer- en ontwikkelvragen én het aanbod bij elkaar komen.

We vertraagden opgave gestuurd werken in de hele organisatie

Door uitstel van de Omgevingswet vertraagde het tempo van het oefenen in de leer en werkomgeving. Doordat we meer tijd kregen zijn we bij de invoering van de wet nog beter voorbereid.

Overzicht van medewerkers

Hieronder staat op uw verzoek een overzicht van de fte’s met een specificatie naar tijdelijke- en vaste dienstverbanden en de vacatures. In het overzicht staan niet de raadsleden, collegeleden, WSW-medewerkers, Babsen, ingehuurde medewerkers en stagiaires.

Informatievoorziening en automatisering

We voerden het uitvoeringsprogramma dienstverlening verder uit

Meer over het uitvoeringsprogramma hebt u gelezen in deelprogramma 4A Besturen (2.1.4.).

We verzorgden de migratie van onze telefonie

We migreerden onze telefoniediensten van de eigen leverancier naar ICT-samen. Hiermee bevorderden we de uniformiteit en daarmee de efficiëntie in de samenwerking. Vaste telefonie werd overgezet naar een nieuw systeem. Echter, het gebruik van het nieuwe systeem vereist veel handelingen en functionaliteiten missen. We beslisten te zoeken naar een beter passende optie. We schreven ons via ICT-samen in voor een nieuwe VNG-aanbesteding GT2-connect. Ook de mobiele telefonie migreerde naar ICT-samen/T-mobile. Hiermee haakten we aan op de VNG-aanbesteding GT-mobiel.

We faciliteerden plaats- en tijdonafhankelijk werken

We startten met het wijzigen van het werkplekconcept om het hybride werken optimaal te ondersteunen. Voor de pilot ontmantelden we 22 vaste- en vervingen ze door 16 hybride werkplekken. We maakten een transitie van werken met Ipads naar werken met laptops en creëerden zo een betere en veilige manier van hybride werken. Om collega’s mee te nemen in het hybride/digitale werken gaven we de trainingen 'Werken met de presentatieschermen (Kik&Ga Workshop)' en 'Workshop MS Whiteboard'. Daarnaast maakten we korte instructiefilmpjes. De digicoach hielp collega's bij vragen en stond ze bij met advies over het digitaal werken.

We deden meer projecten in de ict-samenwerking

ICT-samen realiseerde met ons verschillende projecten uit de jaarplanning :

• Alle presentatieschermen in de vergaderzalen rolden we opnieuw en uniform uit.
• Op nagenoeg alle programmatuur brachten we two factor authenticatie aan (extra authenticatie via telefoon).
• We voerden 24/7 uur monitoring in van de systemen en beschikbaarheid van systeembeheer voor continuïteit en veiligheidssysteembeheer.
• We migreerden de Windows 2008/2012 servers naar 2016/2019.
• Alle mobiele apparatuur voorzagen we van een tool zodat we mobiele apparatuur volledig kunnen beheren. Zo zijn gegevens versleuteld en kunnen we o.a. benodigde updates afdwingen en bij verlies van apparatuur deze op afstand leeg maken.

Planning en control

We voerden een nieuw financieel pakket in

De invoering, inrichting en vulling van een nieuw financieel pakket vroeg veel tijd van veel medewerkers. Op 31 december stond het systeem klaar. Vanaf 2023 wordt het systeem in gebruik genomen. We ontwikkelden via hulpteksten en door afscherming van onnodige invulschermen een gebruiksvriendelijke manier om financiële handelingen uit te voeren.

We maakten een verklaring voor de rechtmatigheidsverantwoording

De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording verschoof naar 2023. Dit maakte dat wij in 2022 nog niet zelf de rechtmatigheidsverantwoording af hoefde te geven. Dit lag nog bij de accountant. In 2022 troffen we alle voorbereidingen om zelf de rechtsmatigheidsverantwoording af te kunnen geven. De resultatenleest u verder op bij 'We maken werk van rechtmatigheid'.

Facilitaire zaken

We veranderden de kantoorinrichting

We richtten een pilotomgeving in, ondersteunend aan een nieuwe manier van werken. In de pilotomgeving zorgden we door aanlandplekken en een creatieve overlegruimte voor ruimte om samen te werken en om creëren te bevorderen. Er waren reguliere werkplekken en er waren concentratiewerkplekken om rustig te kunnen werken. Bellen of overleg in teams kon in Cabins en voor overleggen was er een teamruimte in huiselijke sfeer. We vroegen collega’s die van de pilotomgeving gebruik maakten om reacties en ervaringen. Deze verzamelde reacties gebruikten we als input voor de invulling voor ons huisvestingsvraagstuk in 2023.

De vervanging van de dienstauto’s naar elektrische voertuigen zetten we in gang

We deden onderzoek naar het huidig gebruik van de dienstauto’s van het gemeentehuis en bereidden een Programma van Eisen voor. Vanwege prioritering in capaciteit stelden we in het najaar een Programma van eisen voor een aanbesteding op. Met het aanbesteden starten we begin 2023. Gelet op de actuele ontwikkelingen in de levertijden, verwachten we dat levering van de voertuigen plaatsvindt in 2024. Gezien de staat van ons wagenpark is dat voor de continuïteit geen probleem.

We konden niet de vervangingen voor het gebouwtoegangssysteem uitvoeren

We wilden de lezers en software behorende bij het gebouwtoegangssysteem voor het gemeentehuis vervangen. We stelden hiervoor een protocol op rondom gebruik van persoonsgegevens voor gebouwtoegang. Door vertraging in de doorontwikkeling van de software van het gebouwtoegangssysteem bij de externe leverancier, konden zij de lezers en de software nog niet vervangen. De verwachting is dat het in de eerste helft van 2023 wordt vervangen.

Communicatie

We ontwikkelden een nieuwe website

We gingen over naar een nieuwe website , die voldoet aan de digitale eisen en behoeften van de inwoners. Met de komst van deze nieuwe site verbeterde o.a. de zoekmachine. De site is geoptimaliseerd voor het gebruik van smartphone en tablet. De menustructuur is vereenvoudigd en de website voldoet beter aan toegankelijkheidseisen.

We maakten meer digitale en visuele communicatie

We zetten steeds vaker filmpjes, digitale nieuwsbrieven, beeldmateriaal en infographics in om teksten te ondersteunen. Bijvoorbeeld bij de gemeenteraadsverkiezingen, arbeidsmarktcommunicatie, VO Vorden en Wonen.
We fristen onze huisstijl op en pasten al veel uitingen hierop aan. Door steeds meer met beeld te communiceren is dat ook behulpzaam voor onze social media. Onze communicatiestrategie pakten we steeds meer doelgroepgericht aan.

We experimenteerden met tools en werkwijzen bij participatietrajecten

We legden afspraken vanaf het begin helder vast. We actualiseerden onze werkwijze voor communicatie- en participatieadvies, waarin we afspraken vanaf het begin helder vastlegden. Dit deden we aan de hand van ons Bronckhorster participatieplan. In de praktijk hebben we dat ingezet voor o.a. participatieprojecten voor de vijf uitbreidingslocaties woningbouw.

We adviseerden voor verschillende externe communicatietrajecten

Voor verschillende plannen en projecten gaven we communicatieadvies en zetten we communicatie-activiteiten in. We deden dat o.a. voor de gemeenteraadsverkiezingen en coalitieprogramma’s, coronasituatie, de ondersteuning van Oekraïense vluchtelingen, de energiecrisis, Wonen, arbeidsmarktcommunicatie, inkoop sociaal domein, biodiversiteit en duurzaamheid.

Juridische zaken

We zorgden dat de juridische kennis in de organisatie groter werd 

We droegen zorg voor bewustwording van (nieuwe) medewerkers:

1. Door uitleg over het doorlopen van procedures en het opstellen van besluiten.
2. Via casuïstiek-advisering bij het opstellen van beschikkingen. We attendeerden op het belang van het benoemen van de juiste juridische grondslag en een goede motivering van het besluit.
3. Via advies en ondersteuning bij het opstellen van verordeningen en beleidsregels, overige beleidsstukken en nota’s.

Op 'Bronckhorst Leert Door' vulden we de leerlijn 'Juridische kaders voor medewerkers van de gemeente' aan met een nieuwe leerlijn 'overeenkomsten sluiten'. We brachten de leerlijnen meerdere malen onder de aandacht van alle medewerkers.

We volgden veranderende wetgeving

Bij het adviseren en ondersteunen bij het opstellen van (model)brieven, verordeningen en beleidsregels letten we op het benoemen van de juiste wetgeving.
We zorgden voor een actualisatie van het Delegatiebesluit en het Besluit 'Mandaat, volmacht en machtiging' door wijzigingen van wetgeving hierin op te nemen. We droegen bij aan de invoering van nieuwe en gewijzigde wetgeving, die de gehele organisatie betrof of een grote impact had op de organisatie.
Zo werd de inwerkingtreding van de Omgevingswet uitgesteld tot 2024. We waren betrokken bij het opstellen van het omgevingsplan. We stelden de 'Verordening nadeelcompensatie' en de 'Verordening op de commissie ruimtelijk kwaliteit en erfgoed' op. Meer over de Omgevingswet las u in deelprogramma 2A Passend wonen (2.1.2.). De Wet open overheid werd voor een deel in de organisatie geïmplementeerd, meer hierover leest u verderop in deze paragraaf onder 'We zijn een Open Overheid'. Ook de inwerkingtreding van de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer werd uitgesteld tot 2024. We volgden de ontwikkelingen en zorgden voor de inventarisatie van de formele berichten die onder deze wet vallen. Daarnaast brachten we de vereisten van de wet onder de aandacht.