Inleiding

Toetsing van de rechtmatigheid is sinds 2023 de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders. In de rechtmatigheidsverantwoording doen we een uitspraak in hoeverre de - in deze jaarrekening - verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. Daarmee verklaren we ons over het financieel rechtmatig handelen van het afgelopen jaar. De accountant beoordeelt of de informatie juist, toereikend en volledig (getrouw) is.

We concluderen dat we in 2025, conform de uitgangpunten van de Kadernota Rechtmatigheid 2024 van de commissie BBV, (financieel) rechtmatig handelden.

Wijze waarop de rechtmatigheidsverantwoording tot stand kwam

Na het besluit van 6 mei 2025 van ons als college over het interne controleplan, stelde de raad op 17 juli 2025 het normenkader vast. De accountant hanteert hetzelfde normenkader in zijn controles.

Voor de rechtmatigheidsverantwoording spraken we met uw raad een verantwoordingsgrens en een rapportagegrens af, welke beide zijn vastgelegd in de Financiële verordening 2025. De verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording stelde de raad vast op 2% van de totale lasten exclusief de mutaties van de reserves van de gemeente. De rapportagegrens is vastgesteld op € 50.000.

De totale lasten in 2025 bedroegen € 119.010.793. De verantwoordingsgrens komt daarmee op € 2.380.216. In de rechtmatigheidsverantwoording rapporteren we aan de raad over afwijkingen boven deze verantwoordingsgrens. De individuele bevindingen boven de rapportagegrens van € 50.000, die niet in de rechtmatigheidsverantwoording zelf zijn opgenomen, lichten we toe in deze paragraaf. Hierbij gaat het om bevindingen waarbij het begrotings-, voorwaarden-, of misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) criterium niet zijn nageleefd. In onderstaande tabel geven we een weergave van de financiële onrechtmatigheden zoals we deze constateerden op de drie criteria in 2025.

Begrotingscriterium

Bij het begrotingscriterium gaat het om de rechtmatigheid van afwijkingen ten opzichte van de begroting, zowel voor de exploitatie als investeringskredieten. Iedere overschrijding van lasten of investeringskredieten beschouwen we als onrechtmatig als deze niet past binnen de gemaakte afspraken. Met de raad spraken we in de financiële verordening af dat overschrijdingen van baten en onderschrijdingen van baten en lasten tijdig gemeld zijn wanneer deze worden betrokken bij de tussenrapportages, via actieve informatievoorzieningen of bij de jaarstukken. Het informeren via de jaarrekening wordt daarmee als tijdig beoordeeld.

De overschrijding op deelprogramma 3B (Duurzaamheid) bestaat voor het grootste deel uit een overschrijding op de lasten waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren. De Conform de Financiële verordening Artikel 12 lid 4, worden deze afwijkingen als acceptabel aangemerkt.

We lichten de individuele afwijkingen op het begrotingscriterium toe

Van de niet-acceptabele onrechtmatigheden op het begrotingscriterium (€ 199.000) overschreed een aantal individuele onrechtmatigheden de rapportagegrens van € 50.000.

Het gaat hier om één overschrijding van de lasten op het niveau van een deelprogramma en om de overschrijding van twee investeringsbudgetten (kredieten):

• De overschrijding van de lasten op deelprogramma 2A (Passend wonen) ontstond doordat we een aanvullende voorziening moesten treffen voor een woningbouwproject, omdat de raming van civiele kosten hoger uitkwam dan waarmee we rekening hielden in het MPO.

• In 2025 constateerden we een overschrijding op het krediet voor het voortgezet onderwijs in Vorden ter grootte van € 71.000. De dekking van de kosten was in eerste instantie gebaseerd op o.a. een toekomstig voordeel uit de grondexploitatie van de vrijkomende schoolgebouwen. Dit voordeel bleef uit gezien de keuzes die gemaakt zijn voor het gebouw aan Het Hoge in Vorden.
• Bij de investering in een multigrondverzetmachine was uitgegaan van een hoger investeringskrediet (€ 50.000) dan dat er feitelijk was.

De overige onrechtmatigheden op het begrotingscriterium overschreden de rapportagegrens van € 50.000 niet en lichten we, conform de afspraken, niet toe.

Voorwaardencriterium

Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de normen die worden gesteld bij de uitvoering van financiële beheershandelingen. De voorwaarden (normen) zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en vormen samen het normenkader. De normen hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedrag, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Het niet naleven van deze normen kan ook van invloed zijn op het getrouwe beeld van de jaarrekening. Deze bevindingen maken dan geen onderdeel uit van de rechtmatigheidsverantwoording, maar vallen onder de reikwijdte van de accountantscontrole.

Met de uitvoering van het intern controleplan toetsten we de meest risicovolle processen aan het vastgestelde normenkader. De processen staan in de tabel hieronder weergegeven. De mate van (financiële) risico’s in elk proces geven we aan met ‘laag’ (minder risicovol), ‘midden’ (meer risicovol) of ‘hoog’ (meest risicovol). Per proces geven we een oordeel over de financiële rechtmatigheid op het voorwaardencriterium.

In de controle over 2025 constateerden we in enkele processen financiële onrechtmatigheden op het voorwaardencriterium. Het totaal van de onrechtmatigheden bedroeg € 1.261.141.

We lichten de individuele afwijkingen op het voorwaardencriterium toe

Van het totaal aan onrechtmatigheden op het voorwaardencriterium overschreden een aantal individuele onrechtmatigheden de rapportagegrens van € 50.000:

• In het proces van aanbesteden merkten we 7 opdrachten als onrechtmatig. Van deze opdrachten overschreden 6 de rapportagegrens van €50.000. Het betreft inkoop van goederen en diensten. De oorzaak van deze fouten ligt voornamelijk bij opdrachten die onterecht niet Europees zijn aanbesteed of onvoldoende onderbouwing van de aanbestedingsvorm.

De overige onrechtmatigheden die we constateerden op het voorwaardencriterium vallen onder de rapportagegrens.

In 2025 weken we voor € 212.534 onrechtmatig af van ons lokale inkoopbeleid. Er zijn 2 opdrachten aan te wijzen die de rapportagegrens van € 50.000 overschreden. Het betreft inkoop van goederen en diensten. Oorzaken voor de onrechtmatigheden liggen in onvoldoende onderbouwing voor de gekozen aanbestedingsvorm of het niet opnieuw aanbesteden na aflopen van het contract.

Om financiële onrechtmatigheden in de toekomst te voorkomen, adviseerde ons cluster Concerncontrol om processen beter te stroomlijnen waardoor helder is wie wat, wanneer en waarmee doet. Bepaalde stappen in het proces moeten niet te omzeilen zijn en documenten moeten structureel vastgelegd worden. Daarnaast adviseert Concerncontrol om processen verder te professionaliseren en te uniformeren.

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium

In het primaire proces (1^e lijn) zetten we terugvorderingen in bij misbruik door inwoners. Denk bij misbruik aan het verzwijgen van inkomsten, onjuiste opgave van een woonadres of onjuiste opgave van de samenstelling van het huishouden. In 2025 boekten we € 16.055 op als terug te vorderen bedrag, waarvan tot en met 31 december 2025 € 2.679 is ontvangen. Uit onze interne (2^e lijns)controles bleek geen misbruik of oneigenlijk gebruik in de processen. Op basis van de controles constateren we dat de getroffen beheersmaatregelen werken.

In het afgelopen boekjaar is geen fraude door eigen medewerkers ontdekt. Ons cluster Concerncontrol adviseert ons een fraude-risicoanalyse en een fraude-responsplan op te stellen. Begin 2026 behandelt het college de analyse.

We toetsten ook de formele rechtmatigheid

Conform de uitgangspunten van de BBV geven we een oordeel op de financiële rechtmatigheid. Daarnaast informeren we u in deze paragraaf ook over de formele rechtmatigheid. Het gaat hierbij om onrechtmatigheden die zich niet direct vertalen naar baten, lasten en/of balansmutaties zoals bij de financiële rechtmatigheid. Maar het gaat om formele fouten, zoals bijvoorbeeld het overschrijden van een beslistermijn. Hoewel deze onrechtmatigheden niet betrokken worden in de rechtmatigheidsverantwoording, betreffen het onrechtmatigheden die we graag verbeteren om risico’s in het proces te beheersen of om het proces efficiënter of effectiever te laten verlopen.

Hoewel we in voorgaande jaren een verbeterslag maakten, is een terugkerend thema in de bevindingen van meerdere processen (o.a. inkopen en subsidieverstrekking) dat de vastlegging van relevante informatie nog onvoldoende is. Wanneer de vastlegging van informatie ontbreekt, is deze niet reconstrueerbaar. M.a.w. het proces is, doordat de informatie ontbreekt, niet opnieuw te reconstrueren. Onvoldoende informatie leidt tot een gebrek aan transparantie, bemoeilijkt de overdraagbaarheid, beperkt de aantoonbaarheid naar de inwoners en verhoogt het risico op fouten. Deze factoren, gecombineerd met de afhankelijkheid van anderen en het personeelsverloop, maken de organisatie kwetsbaar voor toename van (financiële en formele) onrechtmatigheden. Om dit te voorkomen, adviseerde ons cluster Concerncontrol ons om o.a. processen meer te stroomlijnen.

We sturen bij en verbeteren onze processen

Ondanks dat de accountant in de interimcontrole van 2025 concludeerde dat de interne beheersing van onze organisatie op orde is, zien we de noodzaak om met de adviezen die ons gegeven zijn door zowel de accountant als Concerncontrol aan de slag te gaan. Zo maken we stappen in het beter stroomlijnen van verschillende processen, zoals bij inkoop en subsidies. Daarnaast is een project gestart om de informatiehuishouding te verbeteren. Met onder andere deze stappen versterken we onze interne beheersing.

De accountant toetst ook de volgende onderdelen op getrouwheid

Wanneer we de BBV volgen, maken de prestatieverklaringen (leveringscriterium) die we toetsen, geen onderdeel uit van de rechtmatigheid, maar van de getrouwheid. Met de prestatieverklaring gaat het om het waarborgen dat de prestatie is geleverd waarvoor we als gemeente betalen. Hoewel we controles hierop uitvoeren, is het aan de accountant om hierover een oordeel te geven.

De BBV geeft aan dat ook de juistheid rond zorgfacturen niet valt onder de rechtmatigheidsverantwoording, maar behoren bij aspecten van het getrouwe beeld. Evenals bij de overige facturen kijken we bij de zorgaanbieders naar de prestatieverklaringen. Deze worden door de aanbieders bevestigt met hun accountantsverklaringen. Voor zorgaanbieders die voor minder dan € 200.000 aan zorg leveren, mag een accountantsverklaring achterwege blijven. We maken een finale afrekening voor deze aanbieders; dit is een akkoord tussen aanbieder en gemeente dat onze administratie op elkaar aansluiten. Voor aanbieders met minder dan € 200.000 zorg, ontvangen we een bestedingsverklaring. Actief zorgen we dat we de informatie ontvangen, zodat we de onzekerheid zo laag mogelijk houden. Ondanks de controles en actieve inzet is een oordeel over de onzekerheid en de getrouwheid aan de accountant.