Inleiding

Toetsing van de rechtmatigheid is sinds 2023 de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders. In de rechtmatigheidsverantwoording doen wij een uitspraak in hoeverre de - in deze jaarrekening - verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. Daarmee verklaren wij ons over het financieel rechtmatig handelen van het afgelopen jaar. De accountant beoordeelt of de informatie juist, toereikend en volledig (getrouw) is.

We concluderen dat we in 2024, conform de uitgangpunten van de Kadernota Rechtmatigheid 2024 van de commissie BBV, feitelijk (financieel) niet rechtmatig handelden. De verantwoordingsgrens is immers overschreden. Echter, op basis van onze financiële verordening, is een groot deel van deze overschrijding acceptabel. Hieronder lichten we dit verder toe.

Wijze waarop de rechtmatigheidsverantwoording tot stand is gekomen

Na het besluit van 14 mei 2024 van ons als college over het interne controleplan, stelde de raad op 4 juli 2024 het normenkader vast. De accountant hanteert hetzelfde normenkader in zijn controles.

Voor de rechtmatigheidsverantwoording spraken wij met de raad een verantwoordingsgrens en een rapportagegrens af, welke beide zijn vastgelegd in de Financiële verordening 2023. De verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording is vastgesteld op 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotatie aan de reserves. De rapportagegrens is gesteld op € 50.000.

De totale lasten 2024 inclusief dotaties reserves bedroegen € 125.715.000. De verantwoordingsgrens komt daarmee afgerond op € 3.771.000. In de rechtmatigheidsverantwoording rapporteren we aan de raad over afwijkingen boven deze verantwoordingsgrens. De bevindingen boven de rapportagegrens van € 50.000 (die niet in de rechtmatigheidsverantwoording zelf zijn opgenomen) worden toegelicht in deze paragraaf. Hierbij gaat het om bevindingen waarbij het voorwaarden-, begrotings- of misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) criterium niet zijn nageleefd. In onderstaande tabel geven we een weergave van de criteria zoals we deze constateerden in 2024.

Begrotingscriterium

Bij begrotingsrechtmatigheid gaat het om de rechtmatigheid van afwijkingen ten opzichte van de begroting, zowel voor de exploitatie als investeringskredieten. Iedere overschrijding van lasten of investeringskredieten beschouwen we als onrechtmatig als deze niet past binnen de gemaakte afspraken. Met de raad spraken we in de financiële verordening af dat overschrijdingen van baten en onderschrijdingen van baten en lasten tijdig gemeld zijn wanneer deze worden betrokken bij de tussenrapportages, via actieve informatievoorzieningen of bij de jaarstukken. Het informeren via de jaarrekening wordt daarmee als tijdig beoordeeld.

Met de raad spraken we in de financiële verordening af dat begrotingsonrechtmatigheden als acceptabel worden beoordeeld indien er sprake is van:

• een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren;
• een overschrijding op een open-einde regeling;
• een overschrijding die is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

Conform de financiële verordening nemen we de acceptabele overschrijdingen op in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens is overschreden), maar lichten we niet nader toe in de paragraaf bedrijfsvoering. De niet-acceptabele begrotingsonrechtmatigheden die individueel boven de rapportagegrens van € 50.000 uitkomen, lichten we hieronder toe.

Van de overschrijdingen op het begrotingscriterium in 2024 (€4.290.000) is een ruime meerderheid acceptabel (€3.328.000). Het gaat hierbij om een overschrijding op open-einde regelingen. Het totaal van de niet-acceptabele onrechtmatigheden op het begrotingscriterium is € 962.000.

We lichten de individuele afwijkingen op het begrotingscriterium toe

Van de niet-acceptabele onrechtmatigheden op het begrotingscriterium (€ 962.000) overschreed een aantal individuele onrechtmatigheden de rapportagegrens van € 50.000:

• In 2024 constateerden we een overschrijding op het krediet voor de reconstructie van de Bloemenbuurt in Zelhem ter grootte van € 77.000.
• Daarnaast constateerden we dat, door een dotatie op de pensioenvoorziening voor de wethouders, de lasten op deelprogramma 4 met €602.000 werden overschreden.
• De volledige overschrijding van € 216.000 op deelprogramma 2A schrijven we toe aan het verlies op de grondexploitatie Magnoliaweg. Het raadsbesluit waarmee de verliesexploitatie wordt gedekt, is niet betrokken op de begroting 2024 (maar op 2025). Op advies van de accountant nemen we het verlies op in de jaarrekening van 2024.

De overige onrechtmatigheden op het begrotingscriterium overschreden de rapportagegrens van € 50.000 niet en lichten we, conform de afspraken, niet toe.

Voorwaardencriterium

Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen/normen die worden gesteld bij de uitvoering van financiële beheershandelingen. De voorwaarden (normen) zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en vormen samen het normenkader. De normen hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedrag, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Het niet naleven van deze normen kan ook van invloed zijn op het getrouwe beeld van de jaarrekening. Deze bevindingen maken dan geen onderdeel uit van de rechtmatigheidsverantwoording, maar vallen onder de reikwijdte van de accountantscontrole.

Met de uitvoering van het intern controleplan toetsten we de meest risicovolle processen aan het vastgestelde normenkader. De processen staan in de tabel hieronder weergegeven. De mate van (financiële) risico’s in elk proces geven we aan met ‘laag’ (minder risicovol), ‘midden’ (meer risicovol) of ‘hoog’ (meest risicovol). Per proces geven we een oordeel over de financiële rechtmatigheid op het voorwaardencriterium.

In de controle over 2024 constateerden we in enkele processen financiële onrechtmatigheden. Het totaal daarvan overschreed de verantwoordingsgrens niet.

We lichten de individuele afwijkingen op het voorwaardencriterium toe

Van het totaal aan onrechtmatigheden op het voorwaardencriterium overschreden een aantal individuele onrechtmatigheden de rapportagegrens van € 50.000:

• In het proces van aanbesteden merkten we vier opdrachten als onrechtmatig aan met een totaal van € 498.115. Van deze opdrachten overschreden drie de rapportagegrens van € 50.000. Het betreft inkoop van goederen en diensten. De oorzaak van deze fouten ligt voornamelijk bij opdrachten die onterecht niet Europees zijn aanbesteed of onvoldoende onderbouwing van de aanbestedingsvorm.

De overige onrechtmatigheden die we constateerden op het voorwaardencriterium vallen onder de rapportagegrens.

In 2024 werd voor € 306.762 onrechtmatig afgeweken van ons lokale inkoopbeleid. Er zijn drie opdrachten aan te wijzen die de rapportagegrens van € 50.000 overschreden. Het betreft inkoop van goederen en diensten. Oorzaken voor de onrechtmatigheid liggen in onvoldoende onderbouwing voor de gekozen aanbestedingsvorm of het niet opnieuw aanbesteden na aflopen van het contract.

Om financiële onrechtmatigheden in de toekomst te voorkomen, adviseerde ons cluster Control om processen meer te stroomlijnen.

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium

In het primaire proces (1^e lijn) zetten we terugvorderingen in bij misbruik door inwoners. Denk bij misbruik aan het verzwijgen van inkomsten, onjuiste opgave van een woonadres of onjuiste opgave van de samenstelling van het huishouden. In 2024 boekten we € 12.887 op als terug te vorderen bedrag, waarvan tot en met 31 december 2024 € 3.816 is ontvangen. Uit onze interne (2^e lijns)controles bleek geen misbruik of oneigenlijk gebruik in de processen. Op basis van de controles constateren we dat de getroffen beheersmaatregelen werken.

In het afgelopen boekjaar is geen fraude door eigen medewerkers ontdekt. Ons cluster Control adviseert ons een fraude-risicoanalyse en een fraude-responsplan op te stellen.

We toetsten ook de formele rechtmatigheid

Conform de uitgangspunten van de BBV geven wij een oordeel op de financiële rechtmatigheid. Daarnaast informeren wij u in deze paragraaf ook over de formele rechtmatigheid. Het gaat hierbij om onrechtmatigheden die zich niet direct vertalen naar baten, lasten en/of balansmutaties zoals bij de financiële rechtmatigheid. Maar het gaat om formele fouten, zoals bijvoorbeeld het overschrijden van een beslistermijn. Hoewel deze onrechtmatigheden niet betrokken worden in de rechtmatigheidsverantwoording, betreffen het onrechtmatigheden die we graag verbeteren om risico’s in het proces te beheersen of om het proces efficiënter of effectiever te laten verlopen.

Hoewel we in voorgaande jaren een verbeterslag maakten, is een terugkerend thema in de bevindingen van meerdere processen (o.a. inkopen en subsidieverstrekking) dat de vastlegging van relevante informatie nog onvoldoende is. Wanneer de vastlegging van informatie ontbreekt, is deze niet reconstrueerbaar. M.a.w. het proces is, doordat de informatie ontbreekt, niet opnieuw te reconstrueren. Onvoldoende informatie leidt tot een gebrek aan transparantie, bemoeilijkt de overdraagbaarheid, beperkt de aantoonbaarheid naar de inwoners en verhoogt het risico op fouten. Deze factoren, gecombineerd met de afhankelijkheid van anderen en het personeelsverloop, maken de organisatie kwetsbaar voor toename van (financiële en formele) onrechtmatigheden. Om dit te voorkomen, adviseerde ons cluster Control ons om processen meer te stroomlijnen.

De accountant toetst ook de volgende onderdelen op getrouwheid

Wanneer we de BBV volgen, maken de prestatieverklaringen (leveringscriterium) die wij toetsen, geen onderdeel uit van de rechtmatigheid maar van de getrouwheid. Met de prestatieverklaring gaat het om het waarborgen dat de prestatie is geleverd waarvoor wij als gemeente betalen. Hoewel wij controles hierop uitvoeren, is het aan de accountant om hierover een oordeel te geven.

De BBV geeft aan dat ook de juistheid rond zorgfacturen niet valt onder de rechtmatigheidsverantwoording, maar behoren bij aspecten van het getrouwe beeld. Evenals bij de overige facturen kijken we bij de zorgaanbieders naar de prestatieverklaringen. Deze worden door de aanbieders bevestigt met hun accountantsverklaringen. Voor zorgaanbieders die voor minder dan € 125.000 aan zorg leveren, mag een accountantsverklaring achterwege blijven. We maken een finale afrekening voor deze aanbieders; dit is een akkoord tussen aanbieder en gemeente dat onze administratie op elkaar aansluiten. Voor aanbieders met minder dan € 10.000 zorg, ontvangen we een bestedingsverklaring. Actief zorgen we dat we de informatie ontvangen, zodat we de onzekerheid zo laag mogelijk houden. Ondanks de controles en actieve inzet is een oordeel over de onzekerheid en de getrouwheid aan de accountant.